Phần mềm hợp đồng điện tử đang dần được các doanh nghiệp ứng dụng trong thời đại công nghệ số hiện nay để thay thế cho hợp đồng truyền thống với nhiều bất cập như tốn thời gian, chi phí, … Vậy phần mềm hợp đồng điện tử là gì và đem lại những lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp? Hãy cùng phanmemmienphi.vn tham khảo bài viết sau đây.
I. Phần mềm hợp đồng điện tử là gì?
Phần mềm hợp đồng điện tử là một giải pháp hỗ trợ ký kết cho các bên tham gia hợp đồng trực tuyến. Ngoài việc tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết, phần mềm còn giúp lưu trữ số lượng lớn tài liệu bằng công nghệ điện toán đám mây nên các bên có thể dễ dàng tra cứu lại tài liệu ở bất kì đâu chỉ với 1 click.
II. Phần mềm hợp đồng điện tử có đảm bảo tính pháp lý hay không?
Giá trị pháp lý là điều mà các doanh nghiệp luôn cần đảm bảo khi áp dụng phương thức ký kết hợp đồng điện tử. Để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta hãy cùng xem xét Điều 34 theo Luật giao dịch điện tử 2005.
“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”
Ngoài ra, Điều 14 Luật này cũng quy định: “Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu. Giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu được xác định căn cứ vào độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi thông điệp dữ liệu, cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của thông điệp dữ liệu, cách thức xác định người khởi tạo và các yếu tố phù hợp khác.”
Qua những điều luật trên, có thể thấy rằng phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng điện tử hoàn toàn đảm bảo tính pháp lý tương tự như các loại hợp đồng giấy.
III. Lợi ích của phần mềm ký hợp đồng điện tử
Sau khi đã hiểu rõ về tính pháp lý của hợp đồng điện tử theo điều 34 được quy định tại luật giao dịch điện tử 2005, các doanh nghiệp đã có thể hoàn toàn yên tâm để sử dụng phần mềm hỗ trợ ký. Dưới đây là một số lợi ích có thể kể đến khi ứng dụng phần mềm vào quy trình của các doanh nghiệp:
1. Tiết kiệm thời gian
Quy trình để hoàn thành ký kết một bộ hợp đồng giấy gồm nhiều bước và phải mất từ 5 đến 8 ngày để hoàn thành. Bên cạnh đó, dịch bệnh covid 19 liên tục bùng phát khiến chính phủ phải ban hành lệnh giãn cách và phong tỏa khiến các phương tiện chuyển phát nhanh như Bee, Gojek, Grab… không thể hoạt động. Điều này khiến việc chuyển hợp đồng tới đối tác/khách hàng để trình ký trở nên gần như không thể.
Nếu chậm trễ trong việc ký kết, chắc chắn doanh nghiệp sẽ phải đối diện với nhiều rủi ro trong việc kinh doanh. Tuy nhiên, với phần mềm hợp đồng điện tử, doanh nghiệp chỉ cần vài giây thôi là đã hoàn thành việc ký kết.
2. Tiết kiệm chi phí
Các doanh nghiệp thường không thống kê một cách chi tiết chi phí chi trả cho mỗi bộ hợp đồng điện tử. Tính trung bình, chi phí để hoàn thành mỗi bộ hợp đồng với đối tác / khách hàng dao động từ 50,000 – 80,000 VNĐ, bao gồm in ấn, chuyển phát nhanh, bảo quản, lưu trữ …
Nếu doanh nghiệp có khoảng 500 bộ hợp đồng cần ký kết với khách hàng/đối tác mỗi năm, con số này sẽ lên tới 40,000,000 VNĐ. Với sự trợ giúp của phần mềm hợp đồng điện tử, chi phí sẽ giảm đi tới 85% vì các loại chi phí in ấn, chuyển phát, bảo quản đã được cắt bỏ hoàn toàn.
3. Tiện lợi trong việc bảo quản và lưu trữ
Nhiều doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong việc bảo quản và lưu trữ những bộ hợp đồng đã ký xong. Nếu không đầu tư một khoản chi phí đáng kể cho việc bảo quản, những bản hợp đồng này đã có thể đối diện với nguy cơ mối mọt và cháy hỏng. Ngoài ra, việc tìm kiếm lại hợp đồng cũ cũng sẽ gặp không ít khó khăn do số lượng hợp đồng quá lớn.
Khi ứng dụng phần mềm hợp đồng điện tử, việc tìm kiếm sẽ chỉ mất vài giây và tất cả rủi ro trên đều được hóa giải.
IV. Nên sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử nào?
Trên thị trường có nhiều hãng cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử như FPT, VNPT, EFY… trong đó không thể không kể đến AMIS WeSign của công ty cổ phần MISA. AMIS WeSign ra đời và phát triển từ chính khó khăn trong việc trình ký hàng chục ngàn bộ tài liệu hàng năm của MISA. Do vậy, đây là một sản phẩm đáng để các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng trong thời đại chuyển đổi số này.
Để tìm hiểu các thông tin khác và trải nghiệm sản phẩm phần mềm miễn phí, các doanh nghiệp có thể tham khảo tại: Phần mềm hợp đồng điện tử hỗ trợ trình ký AMIS WeSign
