ERP Là Gì? Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển Erp

ERP là thuật ngữ không quá xa lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay.

Thế nhưng, khi hỏi về ERP, nhiều công ty vẫn còn khá mơ hồ về những nội dung trong lĩnh vực này. Vậy ERP là gì? Cùng nhau tìm hiểu về ERP nhé!

ERP là gì?

ERP là chữ viết tắt gồm có những chữ cái đầu tiên của từ ghép Tiếng Anh “Enterprise Resource Planning” được dịch ra có nghĩa là “Hệ thống hoạch định nguồn lực”.

Vậy hiểu một cách đơn giản về định nghĩa ERP, ta có thể hiểu ERP chính là tập hợp những phần mềm riêng biệt phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp được tích hợp vào cùng một hệ thống nhằm giúp công ty quản lý và tối ưu các công việc của doanh nghiệp.

Bộ máy ERP là gì?

Hiểu một cách khái quát, hệ thống ERP được dùng để quản lý mọi hoạt động trong một tổ chức hay tổ chức.

Cụ thể hơn, hệ thống ERP chính là sự tích hợp vào cùng một bộ máy độc nhất tất cả các phần mềm cốt lõi quan trọng cho việc quản lý các công việc của doanh nghiệp như: tài chính kế toán, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, bán hàng…

Thông thường, mỗi phòng ban hay bộ phận trong một đơn vị ở đất nước ta thường sử dụng các phần mềm quản lý riêng lẻ của từng bộ phận. Các phần mềm này thường hoạt động độc lập, các dữ liệu vẫn chưa có tính liên kết và kế thừa.

Tuy nhiên, khi tích hợp vào cùng một hệ thống ERP độc nhất sẽ vẫn có thể phục vụ nhu cầu riêng và đa dạng của từng phòng ban, nhưng điều cốt yếu hơn là các số liệu trong hệ thống ERP có tính kế thừa, tạo ra các báo cáo tổng quan về mọi hoạt động của công ty.

Sự ra đời của ERP

ERP được ra đời nhờ sự phát triển từ một ứng dụng lên kế hoạch nguồn tiềm lực sản xuất (MRP) và sản xuất tích hợp máy tính (CIM) và phát triển một cách toàn diện thành hệ thống ERP; Từ ERP được tạo ra tiên vào năm 1990 khi tập đoàn Gartner sử dụng nó để mở rộng cho MRP.

Đến khoảng giữa những năm 1990, ERP đã được áp dụng cho hầu hết các mảng của một tổ chức chứ không chỉ được dùng cho bên sản xuất. Các cơ quan chính phủ và tổ chức phi chính phủ cũng bắt đầu ứng dụng ERP.

Tới khoảng năm 2000, thuật ngữ “ERP II” xuất hiện và được sử dụng để chỉ những phần mềm ERP có cơ hội sử dụng bố cục và giao diện Web để truy cập và sử dụng. ERP II cho phép không những bản thân doanh nghiệp mà cả người mua hàng và các đối tác trong dây chuyền cung ứng cũng có thể xem được thông tin. Hay Theo một cách khác, thế hệ ERP mới này hỗ trợ việc hợp tác giữa các doanh nghiệp với nhau chứ không chỉ quản lý nội bộ nữa.

Lợi ích của phần mềm ERP mang lại

1. Cung cấp lãnh đạo thông tin và định hướng hoạt động

Đối với các doanh nghiệp dùng phần mềm ERP, công việc của hầu như tất cả các bộ phận sẽ đều công việc dựa trên đấy.

Hay nói một cách nhất định hơn thì ERP chính là trục chính cho phép cung cấp thông tin cùng lúc đó định hướng, phối hợp công việc giữa bộ phận cũng giống như từng thành viên. phụ thuộc vào luồng thông tin được xuyên suốt, việc xử lý dữ liệu rất nhanh hơn giữa các đơn vị trong doanh nghiệp sẽ giúp tăng độ chính xác cũng như giảm bớt tối đa thời gian truyền tải thông tin.

2. Giảm bớt chi phí

Như đã nói phần mềm ERP giúp loại bỏ những vấn đề trung gian khiến cho luồng nội dung không nên xuyên suốt trong quá trình phối hợp giữa nhiều bên trong một tổ chức, nhờ đó tăng cao thành quả hoạt động và cắt giảm được những khoản chi không quan trọng. cụ thể chi phí này sẽ được cắt giảm trong các khâu như:

Tối ưu hóa đạt kết quả tốt làm việc của cấp dưới
Cắt giảm chi phí huấn luyện và huấn luyện lại người làm lâu năm cũng như
Hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát trong lúc kinh doanh
Cắt giảm chi phí thông qua việc xây dựng kế hoạch và tính toán các chi phí phí từ quá trình tạo ra sản phẩm
Phân phối dữ liệu chuẩn xác, thời gian giải quyết thông tin, sự cố nhanh hơn.
Vận hành tốt các sai lầm về tài chính nhất là quản lý dòng tiền
Tăng độ tin tưởng của người mua hàng đồng thời giảm chi phí mở rộng thị trường, marketing
Giá vốn hàng bán được tính toán chuẩn xác nhờ đó mang đến ích lợi cao hơn

ERP giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

Theo thực tế, nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộ phận làm việc khác nhau. Chẳng hạn, con số viết tay “14” thùng hàng rất dễ nhầm thành “19”, hay lỗi gõ Word biến khách hàng ” Phạm Quỳnh” thành khách hàng “Phạm Quyên”.

Những sai lầm như vậy liên quan không nhỏ tới tiến độ thực hiện công việc của cả công thức, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch, thêm nữa còn gây mất đoàn kết nội bộ nhân sự.

Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần độc nhất bởi người đầu tiên rồi được lưu giữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân sự nào khác trong doanh nghiệp đều tiếp cận tới dữ liệu gốc này chứ không phải một bản sao “tam sao thất bản”.

ERP giúp đơn giản kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Một cơ sở dữ liệu tập trung và các công thức nghiệp vụ được bố trí thành dòng cố định sẽ giúp công ty dễ dàng áp dụng các cơ chế làm chủ nội bộ. chức năng Audit track (tìm vết) của phần mềm ERP cho phép rất nhanh tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm duyệt cũng giống như những nhân viên liên quan đến bút toán đó.

Việc giám sát từng khâu thực hiện công việc của nhân viên cũng được tối ưu. nhà lãnh đạo chỉ cần ở một nơi, mở bố cục và giao diện phù hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả kết quả làm việc của toàn bộ nhân viên, từ những con số nhỏ nhất như trong buổi sáng nay nhân sự đấy đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.