Thủ Thuật Soạn Thảo Văn Bản Mà Bạn Cần Biết

Bạn là nhân viên mới sử dụng Word và chưa biết nhiều về các thủ thuật soạn thảo văn bản sao cho đẹp đẽ người xem.

Tham khảo bài viết của chúng tôi để bổ sung một số mánh giúp trình bày văn bản word đẹp hơn cho các văn bản mà bạn biên soạn sau này nhé.

Microsoft word là một công cụ soạn thảo văn bản hàng đầu vào thời điểm hiện tại. Chắc phần đông người biết và sử dụng công cụ này , tuy nhiên không phải ai cũng biết các thủ thuật  word giúp thực hành các bước nhanh và tốt hơn.

Bất kể bạn là nhân viên mới dùng Microsoft Word hay đã sử dụng nó trong nhiều năm, chúng tôi mong rằng một số thủ thuật tin học dưới đây sẽ giúp ích được cho bạn.

Một số thủ thuật soạn thảo giúp trình bày văn bản đẹp hơn

1. Giãn Dòng Trong Word

Trong quá trình soạn thảo văn bản Word, thường thì các bạn hay cài đặt lại kiểu chữ, cỡ chữ, font và màu chữ để phù hợp với nội dung các của văn bản.

Tuy vậy khoảng cách giữa các dòng, giữa các đoạn văn các bạn không hay để ý đến vì khoảng cách mặc định của Word cũng đã khá đúng cách.

Nếu vì nội dung biên soạn yêu cầu khoảng cách giãn dòng thì các bạn có thể chỉnh giãn dòng để phù hợp.

2. Cách Căn Chỉnh Lề Trong Văn Bản Word

Theo mặc định lề trong văn bản Word không chuẩn xác theo quy định. Và nếu bạn sử dụng lề mặc định này để soạn thảo các văn bản hành chính thì quả thật là thảm họa.

Bời vì theo như văn bản số: 01/2011/TT-BNV chỉ dẫn thể thức và kỹ thuật giải thích văn bản hành chính, thì quy định về tiêu chuẩn căn lề trong Word như sau:

• Lề trên: Cách mép trên 20-25mm
• Lề dưới: Cách mép dưới 20-25mm
• Lề trái: Cách mép trái 30-35mm
• Lề phải: Cách mép phải 15-20mm

Với những tiêu chuẩn khắt khe như vậy, yêu cầu chúng ta phải hiểu được cách căn chỉnh lề văn bản.

Những thủ thuật hữu ích cho bạn

1. Dán văn bản mà không bị chỉnh sửa định dạng

Nếu như bạn cần sao chép thứ gì đó từ địa điểm khác tuy nhiên không mong muốn phông chữ chỉnh sửa so với những gì bạn đang sử dụng trong tài liệu Word của mình, hãy sao chép nó như bình thường, tuy nhiên sau đó nhấn Ctrl + Shift + V.

Điều này sẽ đảm bảo rằng nội dung được dán nhưng mọi định dạng. Chẳng hạn như màu văn bản, kích thước và phông chữ, sẽ không chỉnh sửa. Thay vì bạn copy một đoạn văn bản trên internet và sử dụng phím Ctrl + V bình thường.

Có thể font chữ, màu chữ hay size chữ không tương thích với văn bản mà bạn đang viết. Hãy nhớ dùng phím tắt Ctrl + Shift +V nha.

2. Thủ thuật soạn thảo – Xóa định dạng Word

Nếu như bạn mong muốn xóa định dạng của một phần văn bản trong tài liệu của mình, chỉ phải tô sáng khu vực đó và nhấp vào biểu tượng Clear Formatting. Biểu tượng sẽ trông kiểu như một cục tẩy nhỏ bên cạnh chữ A.

Nếu như bạn muốn xóa định dạng trên Mọi thứ trong tài liệu của mình, hãy nhấn Ctrl + A để tô sáng Tất cả mọi thứ trong tài liệu và sau đó nhấp vào biểu tượng Clear Formatting.

3. Tìm kiếm và thay thế nhiều từ sai chính tả

Đây là một thủ thuật soạn thảo được sử dụng nhiều trong soạn thảo văn bản.

Nếu như trong văn bản đang viết, bạn gõ sai dấu một từ nào đấy nhiều lần, tuy nhiên không thể tìm kiếm và xác định chính xác tất cả những lỗi đó. Hãy sử dụng thủ thuật word dưới đây.

Trước tiên, nhấn Ctrl + F và công cụ tìm và thay thế sẽ mở ra. tiếp theo, hãy nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn thay thế. Sau đấy, những từ bị lỗi chính tả sẽ xuất hiện và tô sáng màu vàng.

Như trong ví dụ trên mình viết sai lỗi chính tả từ kiến thành kiếm. một khi sử dụng Ctrl + F và tìm kiếm thì toàn bộ lỗi chính tả từ kiếm đã xuất hiện. Và bạn có thể chỉnh sửa lại rất nhanh và hiệu quả.

Tạm kết