Tính Năng Trộn Thư Trong Word Mà Bạn Nên Biết

Trộn thư trong Word (Mail Merge) là tính năng hữu ích , tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

Cho dù tính năng này rất có ích nhưng có nhiều bạn chưa biết hoặc chưa để ý đến tính năng trộn thư này.

Các bạn cùng đọc thêm bài viết dưới đây để hiểu được cách trộn thư trong Word nhé!

Mail merge – Trộn thư trong Word là gì?

Mail merge là một tiện ích của Google Sheets, hay còn được hiểu là công dụng soạn thư điện tử trên nền ứng dụng của Microsoft Word.

Được tạo để có thể giúp con người có thể gửi thư một lúc cho phần đông người.

Trộn thư trong Word cho phép bạn có thể làm ra nhiều bản copy của bức thư cùng một lúc và gửi nó đến nhiều địa chỉ mail khác nhau.

Với mail merge, bạn chỉ nên có cho mình một mẫu template, cùng một vài những nội dung cần điền như: tên, giới tính, yêu cầu,..

Ở những bước sau đó mail merge sẽ giúp bạn tự động gửi thư một cách dễ dàng và đơn giản nhất.

Với các doanh nghiệp, email merge được coi như một phần không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh cũng như điều hành bộ máy của mình.

Có thể kể đến một số những hoạt động của ứng dụng mail merge trong các hoạt động của tổ chức như: tạo thư mời gửi đến các đối tác và danh sách các khách hàng đến tham gia các sự kiện của doanh nghiệp, in giấy chứng thực cho phần đông người chỉ trong một thao tác,

Chuẩn bị trang tính Excel cho trộn tin trong Word

Khi bạn trộn thư trong Word, file Excel có thể được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word sẽ lấy tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.

Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn mong muốn gồm có tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ…

Nếu như bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác, bạn nên chỉnh sửa hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước khi trộn thư.

Những điều quan trọng cần kiểm tra khi chuẩn bị trang tính cho việc trộn thư trong Word

1. Các cột trong bảng tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn dùng khi trộn thư

Ví dụ:

Nếu như bạn mong muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn đã tạo hai cột họ tên riêng biệt.
Nếu bạn mong muốn bố trí tên người nhận theo bang hoặc thành phố, nắm rõ ràng rằng bạn đã có hai cột Bang và Thành phố riêng biệt.

2. Nếu file Excel gồm có ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện khởi đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ.

3. Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng việc nhập thông tin từ file .csv hoặc tệp .txt, hãy dùng Text Import Wizard.

Các bươc để trộn thư trong Word

Bước 1:

Mở tệp Word, chọn tab Mailings -> Start email Merge -> Step by Step email Merge Wizard.

Bước 2:

Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document.

Bước 3:

Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

Bước 4:

Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách đã có sẵn, các bạn sẽ chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.