• Trang chủ
  • Phần mềm
  • Thủ thuật
  • Tin tức
  • Liên hệ
Menu
  • Trang chủ
  • Phần mềm
  • Thủ thuật
  • Tin tức
  • Liên hệ
Home công nghệ thông tin

Tính Năng Trộn Thư Trong Word Mà Bạn Nên Biết

ATPContent by ATPContent
12/09/2020
in công nghệ thông tin, Kinh nghiệm thủ thuật, Thủ thuật máy tính, Tin Học Văn Phòng
0
Tính Năng Trộn Thư Trong Word Mà Bạn Nên Biết
ADVERTISEMENT

Trộn thư trong Word (Mail Merge) là tính năng hữu ích , tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

Cho dù tính năng này rất có ích nhưng có nhiều bạn chưa biết hoặc chưa để ý đến tính năng trộn thư này.

Các bạn cùng đọc thêm bài viết dưới đây để hiểu được cách trộn thư trong Word nhé!

Mail merge – Trộn thư trong Word là gì?

Mail merge là một tiện ích của Google Sheets, hay còn được hiểu là công dụng soạn thư điện tử trên nền ứng dụng của Microsoft Word.

Được tạo để có thể giúp con người có thể gửi thư một lúc cho phần đông người.

Trộn thư trong Word cho phép bạn có thể làm ra nhiều bản copy của bức thư cùng một lúc và gửi nó đến nhiều địa chỉ mail khác nhau.

Với mail merge, bạn chỉ nên có cho mình một mẫu template, cùng một vài những nội dung cần điền như: tên, giới tính, yêu cầu,..

Ở những bước sau đó mail merge sẽ giúp bạn tự động gửi thư một cách dễ dàng và đơn giản nhất.

Mail merge là gì

Với các doanh nghiệp, email merge được coi như một phần không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh cũng như điều hành bộ máy của mình.

Có thể kể đến một số những hoạt động của ứng dụng mail merge trong các hoạt động của tổ chức như: tạo thư mời gửi đến các đối tác và danh sách các khách hàng đến tham gia các sự kiện của doanh nghiệp, in giấy chứng thực cho phần đông người chỉ trong một thao tác,

Chuẩn bị trang tính Excel cho trộn tin trong Word

Khi bạn trộn thư trong Word, file Excel có thể được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word sẽ lấy tên, địa chỉ và các chi tiết khác của người nhận trực tiếp từ bảng tính Excel.

Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn mong muốn gồm có tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ…

Nếu như bạn muốn thêm nhiều địa chỉ liên hệ hoặc thông tin khác, bạn nên chỉnh sửa hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước khi trộn thư.

Những điều quan trọng cần kiểm tra khi chuẩn bị trang tính cho việc trộn thư trong Word

1. Các cột trong bảng tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn dùng khi trộn thư

Ví dụ:

  • Nếu như bạn mong muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn đã tạo hai cột họ tên riêng biệt.
  • Nếu bạn mong muốn bố trí tên người nhận theo bang hoặc thành phố, nắm rõ ràng rằng bạn đã có hai cột Bang và Thành phố riêng biệt.

2. Nếu file Excel gồm có ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện khởi đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ.

3. Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng việc nhập thông tin từ file .csv hoặc tệp .txt, hãy dùng Text Import Wizard.

Các bươc để trộn thư trong Word

Bước 1:

Mở tệp Word, chọn tab Mailings -> Start email Merge -> Step by Step email Merge Wizard.

Bước 2:

Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document.

Bước 3:

Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

Bước 4:

Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách đã có sẵn, các bạn sẽ chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

Bước 5:

Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và nhấn Open.

Ví dụ tệp excel để tạo hợp đồng như sau: (đây chỉ là tệp excel minh họa, chưa đầy đủ)

Sau đó nhấn chọn sheet chứa thông tin:

ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.

Bước 6:

Trong hộp thoại email Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đấy.

Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source. Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

Bước 7:

Chọn Next: Write your letter.

Bước 8:

Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.

Bước 9:

Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với thông tin cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.

một khi chèn xong các bạn nhấn Close để đóng lại.

Bước 10:

Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.

Bước 11:

Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

Để xem từng hợp đồng nhấn chọn << , >> trong Redpident để xem.

Bước 12:

Để xem toàn bộ các trang một khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.


Bước 13:

Các bạn sẽ lưu file bằng cách chọn tệp -> Save hoặc tổ hợp phím Ctrl + S, đặt tên file và chọn thư mục chứa tệp.

ADVERTISEMENT

Tạm kết

Trộn thư trong Word là chức năng vô cùng có ích nhưng nhiều bạn đã bỏ qua chức năng này.

Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp bạn biết thêm được một chức năng trong Word để từ đó dễ dàng xử lý những công việc của mình nhé.

Xem thêm: Top Phần Mềm Diệt Virus Phổ Biến Nhất


Minh Thảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: webketoan, hayhochoi, timviec365,…)

Tags: Cách gửi mail Merge trong OutlookCách in hàng loạt trong Mail MergeCách làm phiếu lương bảng mail mergeCách sử dụng Mail Merge trong Word 2010Chức năng Mail Merge trong Excelcó bao nhiêu bước (step) trong mail merge wizard?Mail merge Excelsử dụng mail merge trong office word 2016 như thế nào?
ADVERTISEMENT
Previous Post

Top Phần Mềm Diệt Virus Phổ Biến Nhất

Next Post

Hàm dò tìm thỏa mãn nhiều điều kiện trong Excel

Related Posts

Website speed là gì​? Website speed có tiêu chuẩn gì?
công nghệ thông tin

Website speed là gì​? Website speed có tiêu chuẩn gì?

01/06/2023
Web development là gì​? Web development có nhiệm vụ gì?
công nghệ thông tin

Web development là gì​? Web development có nhiệm vụ gì?

27/05/2023
Cơ sở dữ liệu là gì? Các mô hình cơ sở dữ liệu phổ biến
công nghệ thông tin

Cơ sở dữ liệu là gì? Các mô hình cơ sở dữ liệu phổ biến

17/05/2023
Load More
Next Post
Hàm dò tìm thỏa mãn nhiều điều kiện trong Excel

Hàm dò tìm thỏa mãn nhiều điều kiện trong Excel

Bài viết mới

Website speed là gì​? Website speed có tiêu chuẩn gì?
công nghệ thông tin

Website speed là gì​? Website speed có tiêu chuẩn gì?

by ATP
01/06/2023
0

Website speed là gì? Để có thể xây dựng được một trang web hiệu quả cần nhiều yếu tố phải chú...

Read more
Web development là gì​? Web development có nhiệm vụ gì?

Web development là gì​? Web development có nhiệm vụ gì?

27/05/2023
Mobile optimization là gì​? Mobile seo và Desktop SEO có khác biệt gì?

Mobile optimization là gì​? Mobile seo và Desktop SEO có khác biệt gì?

22/05/2023
6 bí quyết gia tăng hiệu quả kinh doanh thông qua tin nhắn chatbot

6 bí quyết gia tăng hiệu quả kinh doanh thông qua tin nhắn chatbot

18/05/2023
Cơ sở dữ liệu là gì? Các mô hình cơ sở dữ liệu phổ biến

Cơ sở dữ liệu là gì? Các mô hình cơ sở dữ liệu phổ biến

17/05/2023
ADVERTISEMENT

Phanmemmienphi.vn là blog chia sẻ đến bạn đọc những kinh nghiệm hay lĩnh vực công nghệ, phần mềm, ứng dụng.

Về chúng tôi

  • Trang chủ
  • Giới thiệu
  • Chính sách
  • Điều khoản hoạt động
  • Liên hệ

Chuyên mục

  • Bảo mật máy tính
  • Phần mềm Design
  • Website bán hàng
  • Tin học văn phòng
  • Chạy quảng cáo

Bài viết mới

Website speed là gì​? Website speed có tiêu chuẩn gì?

01/06/2023 Không có phản hồi

Web development là gì​? Web development có nhiệm vụ gì?

27/05/2023 Không có phản hồi

Mobile optimization là gì​? Mobile seo và Desktop SEO có khác biệt gì?

22/05/2023 Không có phản hồi
Facebook Twitter Youtube Weixin